Kurzbeschreibung

Ohne Buchhaltung hätte ein Betrieb kaum einen Überblick über seine Finanzen. Finanz- und Rechnungswesenassistenten und -assistentinnen überwachen alle Geldein- und -ausgänge und sind für die laufende Aufzeichnung (Verbuchung) der Geschäftsvorgänge anhand von Belegen (z. B. Rechnungen, Inventuraufzeichnungen) verantwortlich. Außerdem unterstützen sie bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung, arbeiten bei der Erstellung von Jahresabschlüssen mit und sind für die ordnungsgemäße Ablage aller Unterlagen zuständig.

Finanz- und Rechnungswesenassistenten und -assistentinnen arbeiten in Unternehmen aller Branchen und Größen. Für ihre Tätigkeiten verwenden sie spezielle Softwareprogramme (Buchhaltungsprogramme) und wickeln Meldungen an das Finanzamt und an Sozialversicherungsanstalten über Onlineportale wie FinanzOnline und ELDA ab. Je nach Art und Größe eines Betriebes erledigen sie ihre Aufgaben eigenständig oder gemeinsam mit Kolleginnen/Kollegen und Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.

Tätigkeiten

• Daten für die Buchführung und für die Lohn- und Gehaltsverrechnung erfassen und kontrollieren
• Buchführungsarbeiten durchführen
• Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse vorbereiten
• bei Bilanzierungsarbeiten (Jahresabschlussarbeiten) mitwirken
• monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten
• Lohn- und Gehaltsverrechnungen durchführen
• Inventuren vorbereiten und erstellen
• Abrechnungen mit Sozialversicherungsanstalten und Steuerbehörden durchführen; insbesondere über Onlinemeldesysteme
• z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen und andere laufende Abgaben berechnen, Formulare erfassen und einreichen
• Zahlungsverkehr mit Behörden, Geld- und Kreditinstituten abwickeln
• Daten und Kennzahlen auswerten, Statistiken erstellen

Anforderungen

In jedem Beruf brauchst du ganz spezielles fachlisches Know-how, das in der Aus- und Weiterbildung vermittelt wird. In den beiden Menüpunkten Ausbildung und Weiterbildung findest du Informationen, welche fachlichen Kompetenzen in diesem Beruf besonders wichtig sind.

Es gibt auch Kompetenzen, Fähigkeiten und Eigenschaften die in allen Berufen wichtig sind. Dazu gehören besonders:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• genaues und sorgfältiges Arbeiten
• selbstständiges Arbeiten
• Einsatzfreude
• Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit und Bereitschaft mit anderen zusammen zu arbeiten (Teamfähigkeit)
• Lernbereitschaft

Die folgende Liste gibt dir einen Überblick über weitere allgemeine Anforderungen, die in DIESEM Beruf häufig gestellt werden. Diese können natürlich von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich sein.

DENK DARAN: Viele dieser Anforderungen sind auch Bestandteil der Ausbildung.

Körperliche Anforderungen: Welche körperlichen Eigenschaften sind wichtig?

• gutes Sehvermögen (viel Lesen bzw. Arbeiten am Computer)

Sachkompetenz: Welche Fähigkeiten und Kenntnisse werden von mir erwartet?

• Anwendung und Bedienung digitaler Tools
• Datensicherheit und Datenschutz
• gute Deutschkenntnisse
• kaufmännisches Verständnis
• mathematisches Verständnis
• Zahlenverständnis und Rechnen

Sozialkompetenz: Was brauche ich im Umgang mit anderen?

• Kommunikationsfähigkeit

Selbstkompetenz: Welche persönlichen Eigenschaften sollte ich mitbringen?

• Aufmerksamkeit
• Belastbarkeit / Resilienz
• Beurteilungsvermögen / Entscheidungsfähigkeit
• Flexibilität / Veränderungsbereitschaft
• Rechtsbewusstsein
• Verschwiegenheit / Diskretion

Weitere Anforderungen: Was ist sonst noch wichtig?

• gepflegtes Erscheinungsbild

Methodenkompetenz: Welche Arbeits- und Denkweisen sind wichtig?

• logisch-analytisches Denken / Kombinationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• systematische Arbeitsweise

Arbeitsbereiche

Die Buchhaltung steht im Zentrum jedes Unternehmens. Hier laufen alle wichtigen Daten zusammen: Aufwände und Erträge, Informationen über Anlagevermögen und -kapital, Lohn- und Gehaltsverrechnung, Steuerangelegenheiten usw. Auf den Daten der Buchhaltung basiert die Kostenrechnung (Feststellung von Fixkosten, Herstellungskosten usw.). Diese wiederum liefert die Entscheidungsgrundlage der Produktions- und Leistungsplanung und Preiskalkulation. Die meisten Arbeitsvorgänge in der Buchhaltung werden heute mittels spezieller Softwareprogramme durchgeführt. Meldungen an Behörden (Finanzämter, Sozialversicherungsanstalten) erfolgen über Onlineportale (FinanzOnline, ELDA). Umfangreiche generelle IT-Kenntnisse und Kenntnisse der Buchhaltungsprogramme sind daher grundlegend für diesen Beruf.

Je nach Größe des Betriebes führen Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten verschiedene Buchführungssysteme (einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Doppelte Buchhaltung) durch: die einfache Buchhaltung ist eine reine Gegenüberstellung von Einnahmen- und Ausgaben und wird bei Kleinunternehmen angewendet oder wenn bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In der doppelten Buchführung werden einerseits Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt, andererseits über Umlauf- und Anlagevermögen, Eigen- und Fremdkapital. Die Ergebnisse geben Aufschluss über den Erfolg eines Unternehmens, dargestellt in der Gewinn- und Verlustrechnung und über die allgemeine finanzielle Situation des Unternehmens, dargestellt in der Bilanz. Bilanzen werden meist für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Jahr) und zu einem bestimmten Stichtag (meist der 31.12.) erstellt.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten sammeln und ordnen Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine), dadurch wird die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sicher gestellt. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete Softwareprogramm (z. B. SAP) übertragen. Am Monatsende bereiten Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten die (zumeist digitalen) Formulare und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen die Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und ELDA). Sie bereiten regelmäßig Kennzahlen und Zwischenberichte für das Controlling und die Geschäftsführung auf und arbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Kostenrechnung mit. Außerdem unterstützen sie °Bilanzbuchhalter*in#nen und °Steuerberater*in#nen bei den Jahresabschlussarbeiten.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten sorgen dafür, dass die Buchhaltung nicht nur elektronisch gut dokumentiert ist, sondern auch, dass alle schriftlichen Unterlagen (Rechnungen, Bankauszüge, Inventuren, Auswertungen und Statistiken usw.) sorgfältig und nachvollziehbar abgelegt werden, sodass auch nach längerer Zeit leicht darauf zugegriffen werden kann; z. B. im Zuge von externen oder internen Betriebsprüfungen.

Immer mehr Aufgaben in der Buchhaltung können heute (teil)automatisiert durchgeführt werden. Durch die zunehmende Digitalisierung des Belegwesens wird es auch möglich, die Belege automatisch einzulesen, zu kontieren und zu verbuchen. Dadurch werden für Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten andere Aufgaben wichtiger, wie die laufende Kontrolle der teilautomatisierten Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Unterstützung bei Abschlussarbeiten usw.

Vergleiche dazu auch den Nicht-Lehrberuf °Buchhalter*in#.

Arbeitsumfeld

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten sind in den Büros von Unternehmen aller Branchen und Größen tätig. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch im Team mit ihren Kolleginnen/Kollegen und Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen. Vor allem arbeiten sie mit Kolleginnen/Kollegen aus dem Finanz- und Rechnungswesen (z. B. °Bilanzbuchhalter*in#, °Lohnverrechner*in#, °Kostenrechner*in#, °Controller*in#), dem Personalwesen, der Geschäftsleitungen und der IT zusammen.

Sie stehen in Kontakt zu °Steuerberater*in#nen und Wirtschaftsprüfer*innen, Mitarbeiter*innen von Banken (siehe z. B. °Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)#) und Finanzbehörden (siehe z. B. °Finanzbeamter / Finanzbeamtin#, °Steuerassistenz (Lehrberuf)#). Je nach Größe des Unternehmens haben sie teilweise auch Kontakt zu Kunden/Kundinnen und Lieferanten.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten arbeiten fast ausschließlich im Sitzen und überwiegend an Computerarbeitsplätzen an Bildschirmen. Während sich ihre Arbeitszeit grundsätzlich nach den betriebsüblichen Bürozeiten richtet, können zu bestimmten Stichtagen (z. B. Bilanzstichtag, Auswertung von Quartalszahlen, Abgabe von Finanzamtsmeldungen) auch Mehrarbeit oder Überstunden notwendig werden, um Fristen einzuhalten.

Arbeitsmittel

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten arbeiten am Computer und benützen für ihre Arbeit spezielle Software-Programme (Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- und Kostenrechnungsprogramme) sowie Onlinemeldesysteme (FinanzOnline, ELDA). Sie hantieren mit Formularen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen) und Belegen (Rechnungen, Zahlungsbelege usw.), erstellen und beurteilen Kennzahlensysteme und Statistiken und führen Ablagesysteme. Neben den verschiedenen Büro- und Kommunikationsgeräten (Rechenmaschinen, Telefon, Kopierer, Drucker usw.) arbeiten Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten, insbesondere bei der Mitarbeit im Bereich Bilanzierung, häufig mit Fachliteratur und Gesetzestexten.